Privacy reglement

Privacy Reglement Stichting Fonds Kl 1940

[gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer]

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Stichting Fonds Kl 1940 omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

1 Begripsbepalingen:

1. Het bestuur is het collectief van leidinggevende personen die als zodanig zijn benoemd en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvKnr 41149996).
   Het bestuur wordt in haar taken bijgestaan door een tweetal vaste adviseurs, die werkzaam zijn in het bedrijfsmaatschappelijk werk van de Defensie-organisatie
2. Betrokkene is degene voor wie een aanvraag voor financiële steun wordt ingediend.
3. Onder persoonsgegevens worden verstaan: naam; voorna(a)m(en); geboortedatum; adres; woonplaats; postcode (ook van inwonende gezinsleden); telefoon privé/gsm; telefoon werk; IBAN-nummer, krijgsmachtdeel, rang, burgerservicenummer; peoplesoftnummer en registratienummer.
   Ook de gegevens betreffende de inkomsten en uitgaven, alsmede eventuele schulden van betrokkene vallen onder de hier bedoelde persoonsgegevens.
4. Onder Stichting wordt verstaan stichting Fonds KL 1940, zoals omschreven in de Statuten en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nr 41149996.
5. Fondsaanvraag en Financieel overzicht zijn documenten opgesteld door betrokkene, dan wel de bedrijfsmaatschappelijk werker die betrokkene begeleidt.
6. Huishoudelijke Reglement is het reglement dat is vastgesteld ingevolge artikel 16 van de Statuten van Stichting Fonds KL 1940.

2 Doel van het beheer en verwerking van persoonsgegevens:

De persoonsgegevens worden beheerd door de secretaris van de Stichting, met uitzondering van de leenovereenkomsten die worden beheerd door de penningmeester van de Stichting. In deze bestanden zijn de onder punt 1.3 en 1.5 verstrekte gegevens opgeslagen.

Deze gegevens zijn nodig voor het adequaat kunnen beoordelen van een fondsaanvraag en het vastleggen van de afdoening ervan. Zij vormen de basis voor de schriftelijke afdoening van de fondsaanvraag richting betrokkene en zijn/haar bedrijfsmaatschappelijk werker en dienen ook als bron voor de financiële transacties die mogelijk het gevolg zijn van zo'n fondsaanvrage. In dat laatste geval vormen zij ook een brondocument voor de financiële verantwoording van de Stichting.

3 Verwerken van persoonsgegevens

Voor een verzoek voor financiële steun, dient betrokkene een fondsaanvraag op te laten stellen door de bedrijfsmaatschappelijk werker die hem/haar begeleidt. De in deze fondsaanvraag plus bijlagen (zoals het financieel overzicht en loonstrook) opgenomen informatie zal worden gedeeld met de bestuur en de adviseurs van de stichting.

De fondsaanvraag (plus eventuele bijlagen) wordt in papieren vorm (hard copy), en/of per email beschikbaar gesteld aan de secretaris van het bestuur. In daarvoor in aanmerking komende gevallen stemt de secretaris namens het bestuur in de voorbereidende fase van de behandeling van de fondsaanvraag deze af met de besturen van collega-fondsen zoals Stichting Fonds 1815 en Stichting Prins Bernhardfonds.
Soms is het ook noodzakelijk om over de juistheid / omvang van een opgevoerde schuld nader overleg te voeren met de betreffende schuldeiser.

De persoonsgegevens zijn in beheer bij de secretaris van het bestuur zolang de aanvraag van betrokkene in behandeling is.

De secretaris deelt het ter behandeling voorliggende dossier met de andere bestuursleden en de 2 vaste adviseurs ten behoeve van het door hen te voeren gemeenschappelijk overleg waarin over de betreffende fondsaanvraag zal worden beslist.

4 Toegang van persoonsgegevens

Betrokkene heeft het recht het bestuur van Stichting Fonds KL 1940 te vragen welke persoonsgegevens zij van hem/haar verwerkt. Het bestuur zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. Het bestuur kan hiervoor een kleine kostenvergoeding vragen. Betrokkene kan het bestuur verzoeken deze persoonsgegevens aan te vullen of te verbeteren.

5 Verstrekking van persoonsgegevens:

De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden, behoudens hetgeen is geregeld in artikel 3, 2e alinea van dit privacyreglement van Stichting Fonds KL 1940.

6 Geluidsopnames:

Door het bestuur worden geen geluidsopnames gemaakt van de bestuursvergaderingen waarin persoonsgegevens worden besproken.

7. Privacy beleid Fonds KL 1940:

Tijdens bestuursvergaderingen zal waar nodig aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.

8 Bewaartermijn

De bij de secretaris in beheer zijnde persoonsgegevens worden als hard copy en/of in elektronische vorm bewaard tot het einde van het kalenderjaar waarin de fondsaanvraag door het bestuur is afgedaan.
De bij de penningmeester in beheer zijnde gegevens worden als hard copy en/of in elektronische vorm bewaard tot aan het einde van het kalenderjaar waarin de door de Stichting aan betrokkene verstrekte lening geheel zal zijn afgelost.

Na ommekomst van de genoemde bewaartermijnen zullen de betreffende documenten door de zorg van de secretaris, respectievelijk de penningmeester fysiek worden vernietigd (hard copy), dan wel wordt gedelete (elektronisch vastgelegde persoonsgegevens).

De leden van het bestuur en de vaste adviseurs bewaren de in hun bezit zijnde persoonsgegevens van derden tot het moment waarop de fondsaanvragen waarop deze gegevens betrekking hebben zijn afgedaan, zoals blijkt uit een overeenkomstig door de secretaris van het bestuur opgestelde zgn. "afdoeningsbrief". Vervolgens vernietigen zij de in hun bezit zijnde persoonsgegevens op de voor de secretaris en penningmeester voorgeschreven wijze.

9 Data lek

Bij een eventuele data lek, zullen de leden en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld, tenzij blijkt dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen. In dat laatste geval zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld.

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.

10 Functionaris gegevensbescherming:

De Stichting is vrijgesteld van genoemde functionaris.

Dit document heet "privacy Reglement Stichting Fonds KL 1940" en is vastgesteld in de bestuursvergadering van Stichting Fonds KL 1940 op woensdag 27 juni 2018.

's-Gravenhage, 27 juni 2018.

De voorzitter en secretaris:

WG 

E van Vught RA en mr. E.G.S. ten Broeke